本文目录
公司准备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清楚呢?下面是我为你整理的大型会议接待流程，希望对你有帮助。
1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。
2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。
▲会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右
3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。
4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。
5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。
6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员
1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。
2、详细了解本会议所用场所的位置。如:餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。
3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。
1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。
收费过程中必须严格按程序操作，及：
2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。
1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。
2、会务组所用的书面文件需保存完好。
3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。
4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。
1.如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最近，也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。
1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。
2)会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。
3)会议用品基础配置：大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。(如无特殊说明，不得使用KTV系统)
4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。
3.完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员，抄送给公司上级。
1.会场布置一般由承接会议的酒店负责安排按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。
2.会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。
3.会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。
4.横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。
1.会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责
2.会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。
3.会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。
4.复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。
1.会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。
1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。
2、结算时记得根据公司的要求开具发票(增值税普票和专票)。
3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上级汇报。
1、问题一：做酒店的水牌新春贺词怎么说？各位来宾及全体员工：
2、喜悦满怀辞旧岁，憧憬在心迎新年。伴随着嘹亮的钟声，我们满怀胜利的喜悦和奋进的豪情，迎来了新年又一轮朝阳。在此，我谨代表朝阳大酒店，向全体员工及广大宾客致以新年的问候和祝福！
3、刚刚过去的一年里，我们面临着外部市场竞争激烈、内部设备设施老化、员工队伍不稳等困难，但我们紧紧围绕酒店经营理念、管理理念、文化理念等重要思想，把发展作为酒店的第一要务，全面创新，努力朝者科学化、人本化管理的目标迈进，不但超额取得了年度经营业绩，顺利完成了幸福文化节、省七次人大会议等重大接待任务，成功实现了年初制订的工作战略目标，还在全市服务技能大赛中取得了三连冠的优异成绩。朝阳大酒店在发展和进步中所取得的每一分成绩，都离不开广大员工共同的努力和奋斗，离不开广大宾客对酒店的支持和帮助。
4、新的起点，新的征程。展望未来，我们朝阳人充满希望！新的一年年将是我们抢抓新机遇，迎接新挑战，加快新发展，朝者既定目标奋进的一年。让我们满怀***喜悦迎新春，与时俱进，共求发展！
5、最后，再次祝愿全体员工、宾客新年快乐，合家幸福！
6、问题二：酒店水牌怎么写 5分 xx与xx恭请参加婚宴的嘉宾请到XX
7、问题三：酒店用餐水牌内容这有什么厂单不简单的`水牌不就是POP牌么`
8、这个不需要什么专业的术语`只要能写的一目了然`主题鲜明`就可以了`
9、但是必须对客户用尊称`例如`热诚欢迎XXX客户````````就够了`
10、问题四：酒店婚嫁女方水牌怎么写某某某闺女和某某某的闺女或者爱女出阁
11、问题五：求解惑，酒店餐馆的水牌标准尺寸有哪些？ 40cmx60cm 45cmx65cm 60cmx80cm
12、问题六：8酒店门口放置的“水牌”有什么作用？原来，水牌是旧时店主人临时登记账目或记事用的，一般是漆成白色或黑色的木板或薄铁板。若是白色的也可称为“粉牌”。水牌一般都挂在商店的墙壁上，上面记录了一些商店或酒店的告示，提醒或告知顾客的一些内容，如商品目录、价格等，是告示牌的一种。“水牌”的产生很早，尽管哪朝哪代都已不可考，却被后人所接受并广泛流传下来。在元杂剧《破风诗》第三折中就有这样的话：“你将这三门闭上，怕有宾客至，你记在水牌上，等我回来看。”《红楼梦》第六十一回也写道：“把天下所有的菜蔬用水牌写了，天天转着吃。”可见水牌早已经被大家所接受并广泛使用了。现在水牌的使用已经越来越广泛，不仅仅局限于酒店，也不简单是店主人的记事簿了。现在很多商场、写字楼、医院的入口处的指示性牌子，上面标注了商品区、单位、科室所在的楼层等信息，都是水牌的功用。另外办公楼中的形象标识牌（水牌）主要用于展示企业形象、标示企业位置等，已经是企业文化的重要组成部分了。看来一个小小的水牌，已经被发扬光大，具有了更加广泛与实用的意义。门神的来历门神的历史很长了，据《山海经》记载：在苍茫的大海中有一座度朔之山，山上有一棵大桃树，桃枝的东北有一个鬼门，门上有两个神人把守着，一个叫神荼，一个叫郁垒，他们的职责是监视那些害人的鬼，一旦发现便用芦苇做的绳索把鬼捆起来，扔到山下喂老虎。就连黄帝也对他们表示尊敬，在门上画神荼、郁垒和老虎的像，并挂上芦苇绳，用来惩戒那些害人的鬼。后来《山海经》这种以神荼、郁垒、虎、芦苇绳等辟邪的信仰就流传了下来。人们信奉门神，认为贴上他们的画像能够辟邪，能够给生活带来安宁。但门神的形象也是逐渐发展的，除了神荼、郁垒外，唐代出现了钟馗，元代以后出现了秦琼、尉迟恭，道教崇奉青龙白虎，一些地区信奉赵云、赵公明、孙膑、庞涓等。还有的地方将门神分为三类，即文门神、武门神、祈福门神。文门神即画一些身着朝服的文官，如天官、仙童、刘海蟾、送子娘娘等，武门神即武官形象，如秦琼、尉迟恭等，祈福门神即为福、禄、寿三星。门神神荼、郁垒这些门神虽然不是一个朝代的，背后的传说也各不相同，但人们信仰的精神是一致的。其中影响最深的几个门神是神荼、郁垒、钟馗、秦琼和尉迟恭。钟馗被认为是捉鬼的能手，而秦琼和尉迟恭是和唐太宗的故事紧密相连，在民间关于他们都有很多传说，有的甚至被当作历史故事在流传。随着时代的发展进步，门神的功能已不仅是辟邪免灾，有些人还借贴门神表达对功名利禄的祈望。从明代以后，有些武门神像上经常写着“爵、鹿、蝠、喜、宝、马、瓶、鞍”等字样，表达了人们的美好愿望。当代社会贴门神的越来越少了，对美好生活的向往与祈求已经通过其他形式来表现，但门神在中国传统民俗中却占据了非常重要的位置。
13、问题七：酒店内商品部水牌内容需要写什么欢迎您光临xxx酒店，我们将竭诚为您服务！
14、问题八：酒店停车场水牌内容怎么写需要样式么？
15、问题九：会议室水牌是什么就是门口的指示牌，比较大的那个，主要起到指示、引导或标示的作用。比如我们在婚宴厅门口经常见到的那个写着“***和***新婚之喜”的那个落地牌。会议室门口一般写“热烈庆祝**会议隆重召开”或者写“热烈欢迎**领导莅临**会议”。不好意思，我刚刚才看到消息，希望我的回答能对您有所帮助。
16、问题十：水牌是什么水牌是告示牌的一种，俗称“水牌”例如饭店的酒水牌！现今的水牌的含义已有所改变。现在婚礼上的水牌是新人迎接来宾进场的第一步。下面的图就是水牌
何谓宴会？简而言之，宴会指以餐饮为中心的聚会，其特色为通过一件特殊的事件使许多人共聚一堂，采用同一款菜单或自助餐形式，进行聚会活动。
二、我店宴会厅所能举办的会议形式：
目前使用宴会厅所举办的会议并非仅限于餐会，如下所述的10类活动都是宴会厅的服务对象，由此可知宴会形式的多样性。
3、团拜会、春茗会、尾牙宴（限于每年12月—2月新年前后）；
4、同学聚会、谢师会、毕业餐会、庆功宴；
6、座谈会、培训会、会员或职工大会、说明会、新产品发布会、产品展示会；
7、鸡尾酒会（如：开幕酒会、周年酒会、结婚酒会等）；
10、其他（如：选美大赛、各种棋类赛事、签约仪式等）。
因为宴会形式不一，有些宴会需要豪华的装饰与布置，例如：婚宴、庆功宴、发表会、各类展示会等。有些只需要一般桌椅陈设及视听器材即可，如：说明会、培训会等。因此，一般宴会厅的基本装饰通常较为简单，若遇特殊需求，例如婚礼、寿宴等场合则需根据顾客需要，增设舞台、红地毯、花卉、气球、灯光、特效、乐团、背景等，以便营造出宴会的华丽气氛。
对内负责与相关部门的沟通协调，对外代表酒店接洽会议、宴会及相关业务，并负责与老客户保持良好关系的同时拓展、开发新客户，并通过业务活动和了解市场信息，协助上级制定策略一求达到酒店年度计划和预算收入目标。
1、与酒店的客户群体保持联系、满足其合理需求；
2、与现有客户维持良好的关系，同时开发新客户；
3、促销酒店现有的宴会产品、设施、场地及各项服务；
4、将客户资料整理存档，并保持完整的性及准确性；
5、服从部门主管指派，到酒店外拜访客户、接洽业务或戡察外大会场地；
6、在当班时间内及其他餐厅尚未营业前，负责接洽并协助各餐厅的订席的事宜；
7、负责带邻来访宾客参观、介绍酒店宴会厅设施必要时交由上级处理，争取生意；
8、参加部门定期举行的业务沟通会议，提交每天的业务简报以及任何指定出席的会议；
9、追踪任何有潜力的生意来源，对市场信息保持高度警觉性，及时报告上级，以制定对应策略；
10、将客户意见及同行评语予以记录，并报告上级以求改进；
11、随时保持积极主动的态度招呼客人，注意个人的仪容，保持端庄；
12、每周上交工作重点报告，包括确定及待追踪的生意，每月上交业绩报告；
13、按值班表所排定的时间上、下班，遇业务繁忙及人手不足时，应机动调整予以协助；
14、负责填写宴会预订本，并与客人进行跟进；
15、对洒店宴会厅、餐厅、服务设施、设备了如指掌，以便对顾客作全面的介绍。
举办宴会，顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息，
采取的方式大约可分为3种----来电、来传真、亲自前来洽谈。一般客人的问题不外乎场是否有空、宴会、会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能提供的相关仪器设备、菜单的内容、最低消费额、现场平面图、订金以及宴会活动相关厂商资料的获得等。面对诸如此类的疑问，销售人员中须一一为顾客说明，努力掌握每一个可能的生意机会。
首先，一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，销售人员最好能邀请顾客新自到宴会厅现场看场地。毕竟光通过电话进行解说，无实物可供参照，往往无法让顾客真正了解宴会场的实际情况，反而使其对场地的认识模糊不清，不论销售人员如何详尽介绍场地的完善，客人也很难体会。因此尽量邀请客人亲临宴会厅面对面解说，由销售人员就现场设备清楚地为其解答问题，不但可以增加说服力，让顾客不愿前往，销售人员要考虑登门拜访。一般来说，宴会生意大概只有75%是自己找上门来的，其他25%必须依靠销售人员进行促销活动，主动争取客源。
在洽谈的过程中，负责接洽的销售人员必须备妥足够的资料供顾客参考，例场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时，首先要让客户了解场地大小和形状，即使顾客已亲临现场，销售人员仍需准备场地平面图，为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的场地类型不尽相同，所以宴会厅要设多种平面摆设图，满足顾客需求。
假使顾客有意预约宴会，销售人员需问清楚宴会的日期、时间、宴会名称、性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外，菜单内容、饮料种类、与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应如实记录。当然，在预约步骤中，销售人员要提供报价单给顾客，因为大多数顾客在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何，销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结果，除存档备查外，也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此，方能确保宴会的成功。
为方便记录起见，预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客人的要求选出，等到将宴会通知单发给各部门时，所有宴会需求都一目了然。如果顾客只是暂订宴席，酒店则必须对其保持追踪，直到客人下订单为止。若顾客取消订席，也要询问取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。
通常，除熟客不收预订金外，其他所有宴会及会议确认时，都必须先交30%的订金，付完订金才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失，因此预收订金酒店是另一种自保方式，诚属必要。除此之外，若在原来预订宴席的顾客未付之前另有其他顾客欲订同一场地，销售人员应打电话给先预订的顾客，询问其意愿。如果顾客表示确定要使用该场地，就必须请其先缴付订金，否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订，销售人员仍然不可轻易放弃任何生意机会，而应积极推荐其他可替代的宴会厅，或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心，往往能成功促每笔宴会生意。
虽然在预订时销售人员已记下顾客所有的要求，但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。所有销售人员必须将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字，以保障客人与饭店自身的权利。倘若客人没时间亲自到酒店进行签约手续，销售人员可能通过书面传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在确认书上签字，签妥后再传真或邮寄回饭店以示慎生。在签订确认书时，酒店通常会要求收取30%作为订金。有时销售人员忘记与客人签确认书而平白蒙受许多损失。所以为了确保宴会的正常营运，与客人签约是不可忽略的。
三、宴会、会议接待跟进工作要领：
1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求，清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上，以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作，而无误、遗漏之处。
2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求，故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系，确实各部门已清晰各项宴会要求。
3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况，如发现遗漏、有误之处，需及时通知宴会负责人，处理解决。
4、每个客户对宴会的要求各不相同，但大致上以下几点，都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。
A、宴会开始前一小时，检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好，文字有无错误；
B、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、谢谢是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确；
C、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确；
D、在宴会、会议开始前一小时，检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净；
E、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时，召集相关部门跟进人员开会，讲解宴会的内容和注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人；
F、若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容，并安排他们提前到达；
G、检查餐台上杯具是否与酒水相对应，如白酒摆烈酒杯，红酒摆红酒杯，汽水、啤酒摆水杯；
H、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有PA值守，宴会空调是否已提前找开，温度是否适合；
I、宴会前半小时安排保安协助客人泊车；
J、若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄；
K、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即
L、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你；
宴会、会议结束后，由负责的销售人员亲自拜访或打电话给客户表达感谢之意，并追踪客户对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处，表示对客户的一种售后服务。如果顾客反面反映居多，产生误解之处便应及时解释清楚，但若情况属实，则可借以得知改进方向。如果客人反映是正面的，即可作日后推广宴会销售的卖点。所有追踪的结果均应列入记录并存档，作为将来评核改善成果的参考，同时也可作为此客户下次光临时应特别注意的服务咨询，以提供较高的服务品质。
